Des espaces de travail novateurs: un levier stratégique pour une transformation réussie

Une véritable métamorphose pour l'IMAD: suite à la résiliation de son bail à Carouge, l'institution a saisi l'opportunité d'un tournant stratégique. Elle a emménagé l'été dernier dans un espace plus petit au sein du dynamique quartier de Pont-Rouge à Lancy et surtout avec 50% de surfaces en moins dédiées aux bureaux traditionnels! L'objectif? Donner vie à des espaces dédiés à tous les collaborateurs de l’IMAD et constituer un lieu idéal d’accueil de la population, des proches aidants et des partenaires au service du maintien à domicile. Le nouveau site de l’IMAD privilégie résolument les espaces dédiés à la co-construction de solutions innovantes, au travail collaboratif et au développement de la formation.

Les défis du maintien à domicile

«Après des années de développement de notre expertise, nous avons fait le choix de projeter l’institution dans l’avenir pour ré- pondre aux défis du maintien à domicile. Face au vieillissement de la population, à l’augmentation des maladies chroniques, au virage ambulatoire, à la transition numérique, à la pénurie et aux attentes des professionnels, la nécessité de se transformer est devenue une évidence. Pont-Rouge, avec ses nouveaux modes de travail, ses espaces conçus pour l’ensemble de nos collaboratrices, collaborateurs et partenaires, est un formidable levier en réponse à ces défis», observe Marie Da Roxa, la directrice générale. Pour parvenir à un tel résultat, l'institution a misé sur ses expertises internes, la recherche des meilleures pratiques et d’expertises externes spécifiques en matière d’organisation et d’aménagement des espaces, combinées à une dynamique de co-construction avec ses collaborateurs. Des interviews, des sondages et des ateliers, des pilotes ont été mis sur pied afin de déployer l’objectif cardinal de la stratégie de l’IMAD: favoriser le modèle collaboratif. «Ce processus a permis de faire émerger les besoins pour y répondre culturellement, organisationnellement et architecturalement», résume Samir Nefil, chef de ce projet.

Accueillir les visiteurs

Le changement est indéniable. «Le résultat a dépassé nos attentes, relate Antoine Bazin, directeur des projets stratégiques. Nos collaborateurs ont très rapidement adopté ces nouveaux espaces et modes d’organisation. Cela a nécessité un travail d’accompagnement fondamental. Il a fallu parfois bousculer des habitudes de travail fortement ancrées.» Un des objectifs de Pont-Rouge est aussi par exemple de s’inscrire dans une digitalisation innovante et facilitante tout en visant le «zéro papier». Avec Pont-Rouge, l’IMAD bénéficie d’un accès facilité en mobilité douce et permet désormais d’accueillir les visiteurs de plain-pied. Tout un symbole! «Nous souhaitions être plus facilement accessibles à la population et aux professionnels de la santé», précise Samir Nefil. Ainsi, rien qu’au rez-de-chaussée, le visiteur découvre plusieurs salles, chacune baptisée du nom d’une des communes genevoises, comme le sont toutes les salles de réunion de ce site. Un clin d’œil à l’ancrage fort de proximité de l’IMAD au sein des communes genevoises. Quatre de ces salles, des auditoriums, peuvent être réunies en une seule, avec une capacité modulable de 50 à 300 personnes.

Le campus de formation

Au 1er étage se trouve le «campus IMAD», doté de plusieurs salles adaptées à chaque type de formation, pour les professionnels de l’IMAD, près de 2400 collaborateurs, mais aussi pour les partenaires du réseau de santé et de la formation. Un espace de simulation du maintien à domicile aménagé en appartement verra le jour au sein du campus IMAD. Il sera complété d’une salle polyvalente et d’une salle digitale. Entrons dans la salle Avusy, par exemple, très dynamique, un de ses murs est décoré façon Keith Haring, un autre est recouvert de tôle bleue, et le 3e permet d’écrire directement dessus. «Ces espaces spécialement dédiés aux échanges et à la mise en pratique permettent l’utilisation de nouvelles modalités pédagogiques, alliant immersion, digitalisation, simulation et expérimentation», relève Ayah Ramadan, directrice des ressources humaines.

Sortir des logiques de silos

Avec l’adoption du flex-office ainsi que du télétravail, l’IMAD a prévu près de 215 places de bureau pour environ 350 collaborateurs travaillant quotidiennement sur site. Ces places de bureau et autres espaces de travail permettent un mode de travail hybride, avec une technologie de pointe facilitant simultanément le présentiel et le distanciel. Elles sont réparties dans cinq villages sur les différents étages du site de Pont-Rouge. Chaque village regroupe une à plusieurs directions, favorisant ainsi l’échange et la collaboration. Les centres de village sont aménagés avec des espaces de travail en fonction des spécificités des activités des professionnels. Là encore, il s’agit du résultat d’une co-construction. Au second étage, un village héberge les équipes de cinq directions, sans aucun bureau ou zone attribués. Plus loin, on découvre le village RH qui nécessite plus d’espaces isolés et d’équipements pour respecter les principes de confidentialité.

Autre précision: chacune et chacun des collaboratrices et collaborateurs dispose d’un double casier. De quoi appliquer sans trop de difficulté la consigne interne consistant à libérer chaque soir sa place de travail. Relevons que la plupart de ces nouveaux modes de faire avaient été testés à Carouge par plusieurs équipes, avant le déménagement. Devant chaque village et sur une application de son smartphone, le collaborateur peut voir où il reste des places de bureaux disponibles. Il est possible de réserver jusqu’à un mois à l’avance. On peut aussi savoir qui se trouve où. Enfin, chaque village possède son espace café, espace de convivialité et d’échange, où les valeurs institutionnelles de durabilité sont également appliquées: des machines à grains ont remplacé les machines à capsules.

Incubateur d’idées

Le 3e étage, dit «collaboratif» est aussi un étage dédié à tous les collaborateurs de l’IMAD. Espace d’idéation, de co-construction, de réflexion en équipe par excellence. Des places de co-working permettent d'accueillir les collaborateurs du terrain sans passer par une réservation de bureau.

C’est à cet étage que se trouve aussi un vaste espace de restauration avec 93 places assises et une terrasse dont la gestion a été confiée aux équipes de la Fondation Tra- jets, active dans la réinsertion de personnes vivant avec des troubles psychiques. Cet espace est «un vrai lieu d’inclusion et de création de dynamique collaborative, ajoute Antoine Bazin. C’est un lieu de formation: les cuisines ont été aménagées pour pouvoir y former des proches aidants et des patients en lien avec les enjeux de nutrition des personnes âgées et fragiles. C’est aussi un lieu où les collaboratrices et les collaborateurs aiment venir travailler». Ce développement de nouveaux espaces et modes de travail s’est aussi accompagné d’un vaste programme en matière de responsabilité sociétale des entreprises. Le bâtiment certifié Minergie, la formation, la mobilité douce généralisée avec la desserte du Léman Express, en sont quelques-uns des éléments clés. Reste à faire perdurer, voire évoluer l’état d’esprit et ces nouveaux modes de faire, des travaux sont en cours!

Qu’est-ce que l’IMAD?

Succédant à la FSASD et fondée en 2013, l'IMAD, un des six établissements publics autonomes principaux du canton, est une institution pionnière dans le maintien à domicile, la promotion de la santé et la prévention dans l’ensemble du canton de Genève. Avec une équipe de 2'400 collaboratrices et collaborateurs experts et engagés, l'IMAD fournit quelque 8’300 prestations quotidiennes essentielles, 7j/7, à plus de 18'300 patients de tous les âges (dont 25% ont moins de 65 ans).

Avec sa forte présence sur le terrain - plus de 90% de l’effectif réparti sur l’ensemble du canton - l’IMAD a pour mission de répondre aux besoins de la population et à son souhait de rester à domicile en autonomie et en préservant sa qualité de vie lors de périodes de fragilité temporaire ou prolongée, de limiter les séjours hospitaliers et de soulager les proches aidants.